ManageWeb.ru

• природу и тип презентационного события;

• частоту проведения — как часто проводились презентации по этой теме, перед сходным типом аудитории, в этих временных рамках, в этом месте;

• знакомство организаторов с аудиторией и предметом;

• происхождение — запрос на презентацию;

• представительство — кем должна проводиться презентация, воспринимается он аудиторией как частное лицо или как представитель некоего сообщества;

• потенциальную выгоду — то, что организация собирается извлечь в случае успеха презентации.

При разработке плана презентации организаторам полезно задавать следующие вопросы:

1. Почему эту презентацию следует провести?

2. Кто будет присутствовать на презентации?

3. Что будет служить ожидаемым исходом?

4. Когда следует начать презентацию и когда закончить?

5. Как именно начать подготовку?

6. Где собрать материал для моей презентации?

Анализ цели. Каждому из нас в процессе работы приходится проводить презентации по разным поводам. Например, если человек работает в отделе по работе с персоналом, он может давать ориентационные сведения новым работникам или объяснять политику компании. Начальник отдела может презентовать программы обучения персонала, консультант — аналитические отчеты. Если он работает бухгалтером или аудитором, то может презентовать начальству отчеты о финансовом состоянии фирмы. Ученый или инженер в состоянии ознакомить клиента с техническими характеристиками или выступать на профессиональных собраниях. Как президент, он часто выступает перед собранием директоров, работников, акционеров или журналистов с разного рода отчетами. Как человек, заинтересованный в поиске спонсора для своего проекта, он готовит презентацию для потенциальных инвесторов.

Цель помогает определить форму, содержание и стиль презентации, а также уровень взаимодействия аудитории с презентующим. Указанный график демонстрирует необходимость и важность анализа аудитории, если целью вашей презентации является убеждение, однако не следует пренебрегать анализом аудитории и при других целях.

Если презентация преследует цель заинтересовать, а то и развлечь, то в основном она состоит из обычной речи, которую необходимо тщательно подготовить. Например, когда вы говорите несколько слов об уходящем на пенсию работнике, сначала сделаете несколько веселых комментариев о хорошей работе пенсионера и опишете, как он помог компании. Аудитория в течение такой речи ведет себя пассивно.

Если целью является информирование или анализ, то такая презентация предусматривает взаимодействие с аудиторией. Чаще всего такая презентация представляет собой собрание определенной группы людей для прослушивания документа, после чего присутствующие задают вопросы (необходимость понимания и уточнения некоторых данных). Презентации такого рода очень часто используются в больших компаниях для мониторинга состояния финансов компании и т. д.

Наибольшее взаимодействие предполагает презентация, целью которой является убеждение кого-либо принять участие в различного рода актах или в сотрудничестве по совместному решению проблемы. Обычно такая презентация начинается с предоставления информации об обсуждаемом объекте, чтобы аудитория поняла, о чем идет речь, затем вы предоставляете аргументы в пользу вашей точки зрения и пытаетесь склонить присутствующих к нужным для вас действиям. Такая презентация наиболее требовательна к вспомогательным объектам и качеству речи. Кроме того, необходимо быть достаточно гибким и превосходно чувствовать ситуацию, особенно в случае непредвиденного течения обстоятельств. Необходимо постараться к ним подготовиться. Здесь взаимодействие с аудиторией настолько велико, что вы можете перестать контролировать ход презентации. Поэтому нельзя целиком полагаться на подготовленный и написанный текст, а внимательно следить за ситуацией. От вас требуется последовательное гибкое проведение плана с возможной компенсацией разрушающего внешнего фактора, некий алгоритм, в котором заложена возможность коварных действий соперника (в данном случае — вопросов) и варианты ваших реакций (ответов) или уклонительных маневров (переключение внимания).