ManageWeb.ru

На пресс-конференции угощение является только жестом гостеприимства — на презентации оно особо акцентировано, хотя может быть и не столь существенным, как на приеме. Как и на приеме, на презентации возможна культурная программа: концерт, выставка, живая музыка, приветствие артистов.

Обычно собственно презентация занимает 1,5-2 часа. Последующий фуршет или коктейль может длиться также 1-2 часа. Сценарный план презентации довольно стандартен:

• представление гостей и хозяев;

• демонстрация образцов продукции, видео-, фотоматериалов;

• краткое сообщение по теме презентации;

• ответы на возникшие вопросы;

• выступления гостей (некоторые из них надо планировать и готовить);

• вручение приглашенным сувениров, рекламной продукции, информационных материалов;

• банкет, фуршет или прием;

• культурная программа.

Очевидно, что презентация — это коммуникационный процесс. Термин «процесс» определяется как серия действий, то есть ему присуща идея поступательного движения, которое приводит к конечному результату. То же самое относится и к презентации. Деловая презентация разворачивается через серию коммуникационных действий, которые направлены (или должны быть направлены) на вызов реакции или получение результата, удовлетворяющих цели презентатора. Требования к презентатору (и к подготовке презентации) возрастают в прямой зависимости от числа людей, к которым он обращается. В то же время с возрастанием аудитории увеличивается потенциал воздействия.

В любой презентации, устной или письменной, следующие факторы влияют на характер общения и исход презентации.

1. Презентатор — лицо, передающее сообщение. Для большинства устных презентаций выступающий является центральной фигурой, он несет полную ответственность за исход презентации. Поэтому очень важно, чтобы презентатор тонко понимал динамику коммуникационного процесса и свободно владел приемами активного общения.

2. Сообщение — непосредственно та информация, которую презентатор передает аудитории.

3. Аудитория — лица, которые были приглашены на презентацию. Их состав и количество определяются организаторами презентации заранее.

Можно выделить следующие шаги по подготовке презентации:

1. Планирование презентации.

2. Анализ состава, цели, характера и состояния аудитории.

3. Компоненты презентации.

4. Выбор, разработка вариантов использования демонстрационно-наглядных материалов.

5. Непосредственно подготовка речи: написание текста, плана, подготовка наглядных материалов.

6. Подготовка к ответам на вопросы аудитории.

7. Выбор места проведения презентации. Планирование задает схему последующих действий, собирая все факторы и обстоятельства в фокус, вокруг которого состоится сама презентация. Разработка плана презентации предполагает сбор всей необходимой информации, поиск и формулировку свежих идей, важных как для подготовки, так и для проведения презентации.

Факторы, которые важно учитывать при подготовке презентации и разработке плана ее проведения, включают: