ManageWeb.ru

Зачастую реальные презентации преследуют несколько из перечисленных целей одновременно.

Анализ аудитории. Как только вы поставили цели для вашей презентации, необходимо приступить к анализу аудитории. Аудитория — это еще один базовый элемент презентации и так как именно для нее речь и предназначена, именно анализу аудитории необходимо уделить особое значение.

Лучшего результата можно добиться, если знать характеристики будущей аудитории и использовать полученные данные в подготовке презентации и выступлений на ней.

Сначала надо определить размер аудитории. Очевидно, что маленькие группы наиболее удобны для бурного обсуждения и убеждения. Но когда в группе больше 12 человек, нормальное обсуждение становится невозможным. Зависимость размера аудитории от целей прямая: чем менее цели предполагают активное вовлечение аудитории в презентации, тем больше может быть размер аудитории и тем меньшее значение может придаваться «качеству» людей, пришедших на презентацию.

Вот некоторые вопросы, на которые желательно знать ответы перед презентацией, они помогут выбрать лучший путь для подготовки и проведения эффективной презентации.

1. Будет ли аудитория в основной своей массе дружественна, безразлична или противна вашей точке зрения?

2. Интересуют ли их темы, посредством которые вы хотите убедить их принять участие в конкретном действии?

3. Какой у аудитории уровень понимания, образованность?

4. Насколько они информированы о тех темах, с которыми вы собираетесь их ознакомить?

5. Знают ли они лично организаторов и ведущих?

6. Уважают ли они их?

Планирование выступления. Если вы не сделаете вашу презентацию доступной для понимания, возможно, аудитория не отреагирует на нее нужным для вас образом, и вы потеряете потенциальный выгодный контракт или инвестора, так как слушатели могут просто не понять или проигнорировать важные пункты вашего выступления. Для максимального эффекта и достижения намеченных целей после анализа аудитории необходимо приступить к разработке плана речи или презентации, придавая этому ничуть не меньшее значение.

Первый шаг — это определение главной идеи, вокруг которой и будет строиться выступление, своеобразный стержень, на который каждый присутствующий должен нанизывать получаемую от вас информацию. Стоит попытаться сформулировать главную идею в одно предложение.

С хорошо разработанной главной идеей выступления можно приступить к планированию структуры выступления, она должна быть связана с целью, аудиторией, предметом презентации и ресурсом времени выступления. Если у вас 10 или меньше минут для выступления, необходимо организовать его так, чтобы уместить основные пункты, следовательно, оно будет похоже на короткую выдержку из полной, развернутой презентации. Начните с небольшого плана вашей будущей речи, в основной части объясните все аспекты предмета презентации, в заключение коротко повторите основные части выступления и главную мысль.

Более длинные речи и презентации должны быть организованы аналогично отчетам. Если ваша цель — развлечь, мотивировать или информировать, используйте естественный порядок в зависимости от объекта, жесткой структуры тут быть не может. Если же цель — анализировать, убеждать или склонять к сотрудничеству, организуйте презентацию вокруг основных аргументов, мыслей. Используйте естественный (по оговоренной очередности) порядок, если аудитория дружественно настроена, восприимчива и наоборот — подходите к основным аргументам осторожно, если чувствуете сопротивление.