ManageWeb.ru

Осматривая площадку, узнайте, как именно она будет выглядеть конкретно в день вашего мероприятия. Может оказаться, что в этот день начнутся реставрационные работы в фойе дворца, или в особняке на время проведения мероприятий паркет застилают ковролином. Из ресторана может исчезнуть светотехника, которая оказалась принадлежащей не ресторану, а ее музыкантам.

Если вы хотите быть на мероприятии одни, то особо оговорите ситуацию с посторонними. Проблема в том, что не всегда договор об аренде означает, что на арендованной площадке вы будете одни. А вопрос, кто оградит вас от посторонних, многие арендодатели до сих пор оставляют на усмотрение арендаторов. Часто, хотя и не у всех, считается, что аренда — это оплата вашего права пребывания на данной площадке, и все.

Также имейте в виду, что время аренды — это не только время прохождения праздника. Это еще и время на подготовительные работы и на уборку после праздника. И если одни арендодатели включают время на подготовку-сборы в заявленную стоимость, то другие могут потребовать доплаты. Аргументы предъявляют разные: и что в дополнительное время они могли бы провести еще одно мероприятие, и что это уже будет ночное время, а в стандартной цене внеурочная работа персонала не учтена. Первым обычно грешат дворцы, вторым — рестораны.

Для того чтобы понять, сколько человек поместятся в понравившемся помещении, лучше всего сделать примерную расстановку столов. А при подготовке особо важных и ответственных мероприятий это условие обязательно. Конечно, есть нормы метража на одного гостя и личный опыт сотрудников площадки. Но нормам могут помешать особенности именно этого помещения (конфигурация стен, колонн, расположение дверей и окон и т. д.), а что имеет в виду менеджер, утверждая «конечно, поместятся», вы тоже не знаете. Даже аргумент, что у них регулярно проводятся мероприятия с таким же количеством гостей, не должен вас убеждать.

Как правило, для банкетов на одного гостя отводят 2 м, при фуршете — 1,5 м. Если в программе планируются конкурсы, танцы и другие действия, то для них тоже необходимо место. Причем если у вас в зале находится сцена, то ставить столы к ней вплотную нельзя, необходимо создать «танцпол» шириной минимум в 3 м.

Дальше вместимость на оставшиеся метры надо рассчитывать исходя из имеющихся столов и способа их расстановки. Кстати, разнообразие столиков довольно велико, и не помешает поинтересоваться, какая именно мебель будет в этом помещении во время вашего мероприятия (не всегда на банкетах используют те же столы, что обычно находятся в зале).

Еще один повод провести примерочную расстановку столиков — это видимость сценической площадки. Во многих дворцовых помещениях да и в ресторанах разнообразные «уголки», «ракушки» и колонны мешают обзору. И если теоретически в зале помещается нужное количество человек, то возможно, что некоторым из них ничего не будет видно. Таким образом, реальная вместимость зала уменьшается.

Проблему «темных углов» можно до некоторой степени решить с помощью видеотрансляции (когда ставятся экраны и на них транслируется то, что происходит на сцене). Но эффект присутствия уже теряется. В больших залах вместимостью более 300 человек видеотрансляция нужна обязательно, иначе задние ряды даже не будут пытаться увидеть и понять, что происходит на сцене. Также в залах с количеством гостей более 40 человек обязательна сцена. Смысл тот же — приподнять выступающих, чтобы, начиная со вторых рядов, всем было хорошо видно происходящее действо, а не что-то мелькающее между головами сидящих впереди.