ManageWeb.ru

Услуги таких компаний-организаторов обычно оцениваются в размере 10-15% от общей сметы всего мероприятия или той его части, подготовка которой была им поручена. В некоторых случаях организатор может запросить фиксированную сумму — это может быть и 300-900, и 3-4 тыс. долл. в зависимости от масштабности мероприятия и амбиций специализированной компании. Кстати, разработка концепции праздника (идеи и оригинального сценария) практически всегда оплачивается отдельно, и если приглашать к разработке какого-нибудь известного сценариста, то сценарий может стоить до 3 тыс. долл.

3. Рекламные агентства, турфирмы, рекрутинговые и тренинговые компании и т. д. Они могут быть прекрасными специалистами в основной сфере деятельности, но в области проведения корпоративных праздников они, как правило, исполняют функцию посредников, передавая заказ стороннему организатору и контролируя его работу (аутсорсинг). С одной стороны, это лишнее звено в цепи, которое увеличивает и сроки исполнения работ, и затраты; с другой — бывают случаи, когда их привлечение оправданно. Например, если предстоящий праздник тесно связан с рекламной кампанией, а фирма не рекламопроизводящая, то имеет смысл поручить его разработку «внешнему» рекламному агентству.

4. Продюсеры и продюсерские центры часто занимаются организациями специальных событий. Хотя смыслом работы продюсера является не организация праздников, а создание, продвижение и продажа творческих проектов, таких как музыкальные коллективы, спектакли, шоу-постановки и т. д.

5. Арт-менеджеры работают в основном в клубах и ресторанах. Их основная задача — создание тематических сезонных и вечерних (пятничных и субботних) программ. И хотя эти программы тоже развлекательные, они имеют свои особенности. В ресторан посетители приходят парами или небольшими группами и, что характерно, не имеют никакого стремления общаться с людьми за соседними столиками. Развлекательная программа проходит фоном, и, конечно же, в ней отсутствует какая-либо объединяющая идея. Клубные шоу-программы в основном рассчитаны на определенную субкультурную аудиторию, следовательно, и артисты, и развлечения, и ведущие, в ней задействованные, — соответствующие.

Случается, что вместе с арендой помещения арт-директора навязывают дополнительно шоу-программу или аппаратуру. Если по каким-то причинам вам подходит клубная или ресторанная программа со всеми ее особенностями, вы вполне можете заказать ее организацию у арт-директора забронированного вами заведения.

Если вы организуете работу в клубе или ресторане, то артисты и ведущие часто предлагают поручить им и организацию всего мероприятия. Посмотрите программу, оцените возможности ведущего, артистов и аппаратуры, и если вас устроит, то вы получаете готовое отрепетированное шоу.

Собираясь сделать праздник интересным и необычным, начинать лучше с создания его общей идеи (чем будем удивлять). Отталкиваясь от идеи, вы продумываете сюжет программной части праздника и общую схему развития событий, и только потом начинаете реализовывать идею через конкретные детали — выбор площадки, приглашение ведущего, продумывание музыкального сопровождения и конкурсов, подбор артистов и изготовление декораций.

Если вы решаете прибегнуть к услугам специалистов (компаний-организаторов торжеств), то следующим шагом будет составление для них технического задания, или брифа, с описанием всех требований, задач и условий вашего мероприятия. Сама разработка идеи и сценария праздника, а также поиск исполнителей займет у такой фирмы около двух недель, включая время на ваше обдумывание и утверждение. Но если у вас совсем не осталось времени, вы можете воспользоваться одним из готовых типовых сценариев, которые обычно есть у таких компаний.

Кстати, заключая договор с подрядчиком, настоятельно рекомендуется включать в него пункт об условиях возврата денег при отмене мероприятия по вашей инициативе и по инициативе организатора. Это отнюдь не лишняя перестраховка. Возможны самые различные ситуации, например, у вас на завтра запланирован летний праздник под открытым небом, а по прогнозу — гроза с проливным дождем. Если вы включите пункт об условиях возврата денег, то вам удастся отменить праздник и вернуть часть средств. Так, если отдельно не оговорено другое, организаторы могут вернуть вам около 50% при отказе от мероприятия за 20-30 дней, 25-30% при отказе за 7-14 дней, а если вы отменяете праздник за 1-2 дня, то в лучшем случае вы можете надеяться на возврат 5-10% вложенной суммы. Если же такого пункта нет, то вам придется или проводить мероприятие, невзирая на погодные условия, или переносить его, теряя деньги. Хороший выход — подстраховаться, используя интерактивную технологию, в данном случае поставить шатры и палатки для гостей.