Итоговый анализ временных трат с использованием органайзера
Тайм-менеджмент / Инвентаризация и анализ времени / Итоговый анализ временных трат с использованием органайзера
Страница 2

Для выявления таких важных результатов придется пролистать органайзер, обращая особое внимание на результаты экспресс-анализа по показателю «главный результат, достижение дня» (см. раздел 3.13), и отобрать 5-7 наиболее значимых из них.

Все выписанные результаты ранжируются: главному, наиболее важному результату присваивается первое место, следующему по значимости результату — второе место и т. д. Если ранее вы уже определили приоритетность своих жизненных целей (то есть знаете их иерархию; подробно об этом в главе 4 данной книги), то можно сравнить, насколько ранги достигнутых результатов совпадают с рангами запланированных целей. Достаточно часто обнаруживается, что «оперативные приоритеты» (значимые достижения за месяц) значительно отличаются от стратегических приоритетов. Иногда такое положение дел является временно необходимым, но чаще приходится принимать решение о более внимательном отношении (и об увеличении фактических трат времени и связанных с ними видов деятельности) к достижению главных жизненных целей.

2. Очевидно, что многие из выписанных вами важных результатов — закономерный плод длительных, многодневных усилий, а не «рывка», длящегося несколько минут или часов. Также вполне возможно, что «база» для достижения каких-либо результатов была заложена задолго до начала учетного периода. К сожалению, временем, затраченным на достижение результата до начала учетного периода, придется пренебречь, а вот время и качество событий, «приблизивших» результат в течение учетного периода, необходимо сосчитать и проанализировать.

Делается это следующим образом: из органайзера выписываются все предшествующие события (предположим, что вы ведете учет времени с 1.01.2006 по 1.02.2006; если, например, достижение важного результата датируется 15.01.2006, то необходимо просмотреть все листки органайзера с 1.01.2006 по 15.01.2006 включительно), которые, по вашему мнению, прямо или косвенно способствовали достижению данного результата. Для каждого выписанного события указываются также: дата, длительность события, код, было событие запланированным или нет, затраты энергии, эффективность (см. рис. на с. 150).

Ниже нриводигся гиногетический пример «событийно[о анализа результата», занимающего четвертое место в списке важных достижений за учетный период. Полное время «изготовления» статьи — 10 дней, и вся цепочка, непосредственно ведущая к достигнутому результату, состоит всего из 9 событий. Обратите внимание, что в столбце «События» перечислены только те события (виды деятельности), которые прямо повлияли на достижение результата. Косвенные события (вроде телефонного звонка 10.01, который можно было учесть как помеху) при этом не учитывались.

Анализ временной эффективности достижения конкретного результата включает в себя три направления: анализ скорости (производительности) работы, анализ сбалансированности (гармоничности) видов деятельности, анализ качества временных затрат. Анализ скорости работы возможен только в том случае, если известны нормативы

Анализ скорости работы возможен только в том случае, если известны нормативы (официальные, индивидуальные, традиционно сложившиеся и т. п.) временных затрат на достижение данного результата. В приведенном примере автор статьи, возможно, сравнивая собственную скорость написания биографической статьи с временными затратами коллег-профессионалов, делает вывод о том, что 10 дней — это много, работа была медленной. Также любопытным показателем является «плотность работы» — среднее количество часов, затраченных на достижение результата в день. Пожалуй, два часа в день в данном случае (учитывая также неравномерный характер работы — есть и вовсе «пустые» дни, когда работа над статьей не велась) это недостаточно. При более высокой плотности работы, возможно, статья была бы написана значительно быстрее.

Анализ разнообразия событий позволяет учесть все виды: деятельности, которые прямо (как в данном примере) или косвенно (как следует учитывать события при тщательном отслеживании индивидуальных стратегий деятельности) были задействованы для достижения результата. Главный вывод здесь делается о разнообразии событий, причем «норма» этого разнообразия, на мой взгляд, — критерий совершенно субъективный. В приведенном примере автор посчитал, что четыре разных вида деятельности на пути к результату — это хорошо, субъективно достаточно, работа не была скучной и однообразной. Возможно, для кого-то другого и при достижении других результатов «нормой» будет совсем другое число. Можно также определить преобладающий «на пути» к результату тип временных затрат, причем сделать это можно как на основе общего времени, затраченного на каждую из субкатегорий (видов деятельности), так и на основе частоты встречаемости того или иного вида событий. Так, в приведенном примере несомненным лидером по объему затраченного времени является «выполнение основных трудовых функций» (код 102 в соответствии с органайзером; раздел 3.9), но чаще всего для достижения данного результата приходилось общаться «по работе» (105).

Страницы: 1 2 3

Смотрите также

Анализ непосредственного окружения
Изучение непосредственного окружения организации направлено на анализ состояния тех составляющих внешней среды, с которыми орга­низация находится в непосредственном взаимодействии. При этом важно п ...

Привлечение и аккумулирование финансовых средств из различных источников (фандрейзинг)
Упоминавшаяся проблема «сшивания» бюджетных денег со средствами из других источников применительно к сфере представляет особо выраженный интерес в плане технологии ее решения. Речь идет о технологи ...

Анализ внешней среды и выработка стратегии взаимодействия
Любая организация находится и функционирует в среде. Каждое действие всех без исключения организаций возможно только в том случае, если среда допускает его осуществление. Внешняя среда я ...