Телефонное время
Страница 2

Телефон и ты (по Нелли Власовой) Твоя защита от телефона.

1. Ты должен проинформировать всех абонентов о том, когда тебе лучше не звонить.

2. Ты должен назначить время для ежедневных телефонных разговоров.

3. Ты должен сообщить твоим абонентам, когда тебе лучше всего звонить.

4. Ты должен избегать в конце разговора избитых фраз.

5. Ты не должен заставлять людей долго ждать.

6. Все твои входящие телефонные звонки должны идти через твоего секретаря.

У тебя могут возникнуть непредвиденные случаи, тогда ты должен выяснить:

1) кто твой собеседник, из какой он фирмы, какая у него должность, какие вопросы решает;

2) чего он хочет;

3) насколько срочно и важно его дело;

4) когда ты сможешь ему позвонить;

5) по какому номеру ты можешь дозвониться. И, конечно, ты должен все записать.

Телефон и твой дневник времени

В дневнике времени ты должен разлиновать лист под телефонные разговоры.

Телефонный листок

Дата

Разговор, партнер, тема

№ телефона, приоритетность, контроль за исполнением

Когда тебе лучше всего не звонить.

1. Ты не должен звонить, если это мелкие телефонные звонки и если они нарушают твой распорядок дня.

2. Ты должен использовать свободные промежутки времени для нужных звонков.

3. Ты не должен пользоваться телефоном не в рабочие часы

пик.

4. Ты пользуешься телефоном в благоприятное для этого время - с 8:30 до 9:30 и с 13:30 до 14:00.

5. Перед тем как позвонить, ты должен задать себе следующие вопросы:

1) имеется ли потребность в данном звонке;

2) обязательно ли знать мнение партнера;

3) нельзя ли его увидеть без звонка.

6. Предварительные соображения всегда для тебя ценнее, чем сам разговор.

Подготовка твоего телефонного звонка

1. Чего я хочу достичь (установить общие и промежуточные цели разговора)

2. Кому я хочу позвонить (фамилия, подразделение, функции, № телефона)

3. Когда я хочу позвонить (утро, день, вечер)

4. Какие вопросы я хочу задать (записать)

5. Какие документы потребуются мне (записать)

6. Какие документы потребуются моему партнеру (записать)

Твой телефонный процесс.

1. Будь кратким.

2. Ты сначала сообщаешь цель звонка, а лишь потом — причины и подробности.

3. Ты не должен прерывать телефонный разговор только потому, что по другому аппарату поступает новый звонок.

4. Ты должен избегать параллельных разговоров с другими людьми.

5. Ты должен говорить четко.

6. В конце длительного разговора подведи краткий итог и перечисли меры, которые надо принять.

7. Ты должен во время разговора записать имена, цифры и основную информацию.

8. Ты должен следить за длительностью звонка.

9. Ты должен завершить разговор, как только достигнута цель.

Ты это должен запомнить.

1. Если звонят тебе:

1) до разговора:

а) ты должен подумать, так ли необходим этот разговор;

б) ты должен определить его цель;

в) ты имеешь под рукой бумагу, ручку, а также календарь и нужные для разговор материалы;

2) во время разговора:

а) ты должен, сняв трубку, представиться: фамилия, имя, отчество, отдел, предприятие;

б) ты должен говорить прямо в трубку;

в) ты должен произносить слова четко;

г) ты должен постараться создать положительное настроение;

д) ты не должен открыто возражать, иначе не добьешься положительного результата;

е) ты должен внимательно слушать собеседника;

ж) ты должен придать своему голосу приятную интонацию;

з) ты должен чаще улыбаться. Собеседник этого не видит, но чувствует;

и) ты должен избегать монотонности, меняя темп и интонацию голоса;

к) ты не должен говорить слишком быстро или медленно, постарайся подстроиться под собеседника;

л) ты не должен переоценивать собеседника в понимании терминологии;

м) ты должен избегать жаргона;

н) ты должен использовать паузы;

о) ты должен объяснить все сначала, если собеседник не понял, но другими словами;

Запись твоего телефонного разговора Кто? Что? Когда? п) ты должен в конце разговора уточнить, кто и что дальше будет делать; 3) после

Страницы: 1 2 3

Смотрите также

Маркетинг в XXI веке
В последней главе мы рассмотрим два вопроса. Во-первых, какие изменения произойдут в ближайшем будущем в философии маркетинга? С какими стратегическими и организационными проблемами столкнуться ме ...

Инновации и разработка нового продукта
Один из определяющих моментов стратегического плана — вопрос о разработке новых продуктов и инновациях. Не подлежит сомнению, что непрерывное внедрение новшеств — единственный способ поддержания в ...

Анализ макроокружения и его классификация
Макроокружение создает общие условия нахождения организации во внешней среде. В большинстве случаев макроокружение не имеет специфического характера, применительного к отдельно взя­той организации. ...