ManageWeb.ru

При подборе и подготовке персонала необходимы четкие и продуманные действия. При всей кажущейся простоте задачи очень важно не забыть и не упустить ни одной детали. От того, насколько конкретно будут поставлены цели участия фирмы в выставке и как эти цели поймет персонал, будет зависеть успех или неуспех данного мероприятия.

Менеджеры — собственный персонал компании, который обычно работает в офисе. Во время выставки планируется их посменная работа.

Промоперсонал — имиджевая группа, отбирается руководителем проекта, и выбор согласовывается с руководством фирмы.

Организация участия в выставке обеспечивается группой тесно сотрудничающих лиц, работу которых координирует ответственный за стенд. Ведуньей фигурой каждой выставочной инициативы является человек, который принимает на себя руководство стендом: планирует, принимает решение, организует, управляет, координирует, контролирует. Его функции начинаются на стадии планирования участия в выставке и завершаются вместе с самым последним действием уже после закрытия экспозиции. Прочих сотрудников стенда можно разделить на монтажников, наладчиков, стендистов-демонстраторов.

Особая роль в обеспечении успеха в выставочной деятельности фирмы принадлежит стендистам — сотрудникам фирмы, работающим в публичной зоне экспозиции, у стенда непосредственно с посетителями, у выставляемых стендов или объектов. Такие специалисты нужны вне зависимости от того, будут ли они предоставлены заказчиком или фирмой, специализирующейся на проведении выставок. Все равно заказчику — организатору выставки — потребуется полностью ввести этих людей в курс дела, чтобы их работа во время выставки не снизила ее уровень, не нанесла ущерб интересам фирмы.

Стендисты постоянно находятся «под прицелом» конкурентов, своих коллег, руководства предприятия и главное — посетителей выставки. При отборе кандидатов на эту должность следует обратить внимание:

• на умение общаться с людьми;

• знание продукции фирмы, ее истории, направлений деятельности;

• выносливость;

• привлекательную внешность.

В данном случае качества располагаются в последовательности от наиболее значимых к менее значимым. Так, в последнее время все большее количество фирм слишком большое значение придают «длинным ногам и большим глазам», забывая, что просто красивая внешность без надлежащего знания предмета только отвлекает от экспонатов. Для стендиста в гораздо большей степени важно то, что называется обаянием: ухоженность, готовность общаться не уставая; повторять 500 раз в день практически одно и то же так, как будто это говорится первый раз и только этому человеку; психологические навыки, хорошее знание одного или двух иностранных языков (обязательное условие — языка страны проведения выставки). Что касается речи стендиста (если он или она уполномочены отвечать гостям), то человек с явно выраженным акцентом создаст негативную реакцию. Исключение составляет лишь специально подобранные персонажи. Например, возможно использовать молдавский выговор и некоторые местные обороты речи для придания национального колорита стенду «Молдавские вина» и т. д.

До начала выставки каждый стендист должен получить необходимые для его работы на стенде документы и информацию, как правило, в одной или двух папках. Одна папка может содержать сведения, необходимые стендисту, но не предназначенные для показа посетителям: адрес, расчетный счет фирмы, телефоны руководителей, бланки договоров, бланки заказов, коммерческие прайс-листы с возможными скидками и дополнительными условиями и т. п. В другой могут быть собраны все информационные материалы по тому направлению, за которое отвечает данный стендист, или наоборот, только те, в которых он разбирается меньше, — все зависит от организации работы на стенде и личных качеств стендиста.

До начала выставки необходимо обеспечить участие промоперсонала в обучающих семинарах, где проводится тщательный инструктаж, сообщается вся информация, которую необходимо знать:

• тематика выставки;

• цели участия в выставке;

• перечень услуг, представляемых на выставке;

• основные новинки;

• задачи, стоящие перед стендистами (ознакомление с новинками, заключение договоров и т. д.);

• план стенда;

• закрепление мест на стенде за каждым стендистом;

• распорядок работы;

• в какие дни и часы кто из руководства фирмы будет находиться на стенде;

• основные категории предполагаемых посетителей;

• модели поведения с каждой категорией посетителей;

• формы регистрации посетителей;

• формы регистрации изменений, замечаний, недостатков на стенде во время работы выставки.

Желательно, чтобы во время работы выставки на стенде постоянно присутствовал специалист, ответственный за проведение выставок. Тогда все замечания и пожелания работающих на стенде можно будет учесть при подготовке к следующей выставке. Обычно за этим специалистом закрепляют и связь с представителями прессы.