Документальное обеспечение выставочного проекта
Страница 1

В организационно-документальном обеспечении выставочного проекта должны быть отражены:

1) требования к организациям, участвующим в выставочно-ярмарочных мероприятиях, в том числе в отношении порядка оформления их участия (подача заявления по утвержденной форме и в установленный срок, своевременное предоставление спецификаций товаров, планируемых для экспозиции и др.);

2) процедура и критерии допуска к участию и исключения экспонентов;

3) права, обязанности и функции администраций выставок и ярмарок в связи с организацией и управлением проведения указанных мероприятий;

4) специфические требования, предъявляемые к выставочно-ярмарочным мероприятиям, включая требования к экспонируемым товарам, а также к ответственности и контролю со стороны организаторов выставок;

5) процедура решения спорных вопросов, возникающих как между участниками выставки, так и между участниками и организаторами выставки.

Следующая проблема — привлечение государства к регулированию выставочной деятельности, в частности к ее лицензированию. Общеизвестно, что государственная политика сейчас сводится к минимизации института лицензирования и развития института добровольной сертификации.

Производственно-хозяйственная деятельность выставочной организации и управление ею связаны с огромным количеством документов для решения задач планирования, финансирования, бухгалтерского учета и отчетности, проектирования и монтажа выставок, технологического обеспечения производства, анализа выставочной деятельности.

Поскольку процесс подготовки и проведения выставки связан с большими затратами материальных ценностей, трудовых ресурсов и финансов, ни одна выставка не должна проводиться без соответствующего юридического документа, разрешающего эти затраты.

С другой стороны, каждая выставка преследует определенные цели, которые не могут быть достигнуты без четко установленного задания как организаторам выставки, так и организациям-участникам. Подобные вопросы рассматриваются в рамках соответствующего распорядительного документа о проведении выставки. Чаще всего это приказ, в котором констатируется принятое решение организовать выставку, устанавливаются цели, задачи, место и сроки ее проведения, ориентировочная программа подготовительных мероприятий.

Помимо рекламы оргкомитета о предстоящей выставке, необходима реклама самой фирмы и ее продукции. Кроме рекламы в газетах и журналах, нужно заказать рекламные щиты фирмы с упоминанием названия выставки, места и сроков проведения, номеров телефонов фирмы, размещенных на территории выставки или на улицах города. Реклама внутренняя (оформительская) — это вся текстовая или изобразительная информация о фирме и ее продукции (плакаты, экраны с бегуньей строкой или изображением, название фирмы или ее знака, размещенные непосредственно над или около выставочного стенда). Ни одна выставка не обходится без так называемого раздаточного материала: информационных, рекламных листов, буклетов, проспектов, прайс-листов, а также сувенирных изделий с фирменными знаками. Цель — оставить у посетителей материал для более детального знакомства с продукцией, фирмой. Это и наиболее удачный вариант передачи адреса и телефона фирмы потенциальным покупателям.

Однако не каждая фирма может позволить себе такое удовольствие — расходы и содержание постоянного штата. Чаще всего прибегают к услугам организаций, специализирующихся на проведении выставок, располагающих оборудованными помещениями, а то и специалистов-организаторов. Выставочная деятельность — высокодоходный бизнес (аренда помещений и оборудования, зарплата специалистов, дополнительные полиграфические услуги).

Важный момент — издание каталога участников выставки. Каталог участников выпускают организаторы — это входит в аренду. Этот материал важен не только во время ее проведения, сам по себе он очень ценен в организации PR в качестве сувенира, раздаточного материала, иллюстрации и приложения к другим материалам. Поэтому очень многое зависит от его качества (фотоматериалов, текста, полиграфии).

Нередко проведение выставок связано с транспортировкой ее материалов, среди которых могут быть и предметы, представляющие немалую ценность. Поэтому целесообразно при проведении выставок идти на расходы по различного рода страхованию. В российской практике страховка выставок (как и вообще любых дорогостоящих публичных акций, зрелищ), к сожалению, практически не используется, тогда как за рубежом страховка — обязательное условие организации выставки.

Страницы: 1 2

Смотрите также

Анализ внешней среды и выработка стратегии взаимодействия
Любая организация находится и функционирует в среде. Каждое действие всех без исключения организаций возможно только в том случае, если среда допускает его осуществление. Внешняя среда я ...

Компания, ориентированная на потребителей
Основная задача предприятия — удовлетворение нужд и потребностей потребителей. Если в условиях экономики, основанной на конкуренции, компании не удается удовлетворить желания покупателей, оно обре ...

Эволюция теории менеджмента
Выполнение управленческих функций обязательно» если организация собирается добиться успеха. Практика управления так же стара, как организации, а это означает, что она действительно очень древняя ...